Reglas de retención de registros de Ohio: ¿Cómo pueden los bancos defenderse después de purgar registros de cuentas que son esenciales para una demanda futura? – Servicios financieros

Reglas de retención de registros de Ohio: ¿Cómo pueden los bancos defenderse después de purgar registros de cuentas que son esenciales para una demanda futura?

Un cliente de Ohio entra a su sucursal local y exige acceso al contenido de su caja de seguridad. Presenta una llave y un contrato de arrendamiento por un año, con posibilidad de renovación anual, a partir de 2005. Pero la llave no solo no abre la caja, sino que ni siquiera entra en la cerradura. Y cuando busca registros del contrato de arrendamiento, no encuentra nada. No hay registros del contrato de arrendamiento; no hay registros de su cierre. De hecho, sus registros indican que dos clientes diferentes alquilaron la caja en los últimos cinco años. Consternada por la revelación, la cliente presenta una demanda contra el banco por la conversión de la propiedad que afirma haber almacenado en su caja de seguridad. Sin registros que confirmen que el contrato de arrendamiento del cliente terminó y por qué, ¿cómo puede defenderse el banco?

Ingrese al Código Revisado de Ohio 1109.69(F), un componente crítico del marco de retención de registros de Ohio que prohíbe cualquier demanda que involucre registros que una institución financiera haya purgado legalmente. Como lo explicó la Corte Suprema de Ohio, “Sería una tontería que un banco destruyera sus registros… confiando en [the
record-retention framework] sin la garantía prevista en [R.C.
1109.69(F)] que por ello no quedará expuesta a litigio sin los documentos necesarios para defenderse”.

Dinsmore obtuvo recientemente una decisión favorable del Tribunal de Apelaciones del Primer Distrito de Ohio que interpreta el estatuto de retención de registros bancarios de Ohio y aplica su estatuto de limitaciones correspondiente. Particularmente en el condado de Hamilton, esta decisión brinda una guía importante sobre las políticas de retención de registros y la capacidad de los bancos para evitar reclamaciones legales para las que ya no tienen registros relevantes. Es una de las pocas decisiones que tocan el estatuto y es útil en su resumen de las reglas de retención de registros de Ohio, el historial de casos relevantes y los hechos particulares en cuestión.

Estatuto de retención de registros

Como probablemente saben todos los bancos con presencia en Ohio, la ley de Ohio exige que las instituciones financieras mantengan ciertos registros durante un año y otros durante seis años, con un período general de seis años para los registros no designados específicamente. RC 1109.69(A)-(B). Los bancos pueden entonces disponer de cualquier registro al final de su período de retención. RC 1109.69(E). Y para evitar obligar a un banco a defender un litigio sin registros de los que dispone de conformidad con el estatuto, la Asamblea General de Ohio promulgó un componente final del marco de retención de registros en la sección F: “Cualquier acción por o contra un banco basada en, o cuya determinación dependería del contenido de los registros para los cuales se establece un período de retención o preservación en las divisiones (A) y (B) de esta sección se presentará dentro del tiempo durante el cual el registro debe ser retenido o preservado .” En otras palabras, si la defensa de un banco frente a las reclamaciones depende del contenido de los registros depurados, esas reclamaciones deben desestimarse. En ausencia de la protección en RC 1109.69 (F), los bancos en Ohio pueden haber sido sabios al renunciar a la depuración de registros, porque la alternativa (juicios ilimitados e indefendibles) no es más apetecible desde una perspectiva de riesgo y responsabilidad.

Orientación de la Corte Suprema de Ohio

La Corte Suprema de Ohio se ocupó de RC 1109.69 (F) en dos ocasiones antes de nuestro asunto. Abraham contra Natl. Banco de la Ciudad (1990) involucró una cuenta de ahorros con libreta abierta 13 años antes, para la cual el banco ya no tenía registros de la existencia de la cuenta, y mucho menos del cierre. Spiller v. Sky Bank-Región de Ohio implicó una pregunta más complicada porque el cliente presentó certificados de depósito con décadas de antigüedad, pero que se renovaban automáticamente. Pero en ambos casos, el tribunal hizo cumplir RC 1109.69(F) a pesar de los resultados potencialmente duros. Aunque ambos bancos carecían de pruebas directas del cierre de las cuentas en cuestión, la Corte Suprema explicó: “Sería una tontería destruir sus registros después de seis años de depender de [R.C.
1109.69(E)] sin la garantía prevista en [R.C. 1109.69(F)]que por ello no quedará expuesta a litigio sin los documentos necesarios para defenderse”.

Decisión Paul v. PNC¹

El caso de Dinsmore se presentó ante el Tribunal de Apelaciones del Primer Distrito en una caja de seguridad abierta 14 años antes de la demanda. A diferencia de una cuenta de ahorros o un CD, no se generaron, ni se esperaba que se generaran, estados de cuenta regulares ni formularios de impuestos. Por lo tanto, el demandante solo tenía una copia de su contrato de arrendamiento original de un año, renovable anualmente, y nuestro cliente no tenía nada. El Distrito Primero encontró similitudes entre estos hechos y los de
Abrahán y Jugador pero distinguido de una manera crítica: el cliente de Dinsmore no tenía una lista de cajas de seguridad abiertas seis años antes de la demanda que no incluyera el nombre del demandante.

La existencia de tal lista en Abrahán y
Jugador sirvió como prueba indirecta de que las cuentas respectivas fueron cerradas con más de seis años de anterioridad a la demanda, lo que permitió inferir el cierre de la cuenta y la destrucción del registro correspondiente. Para superar este obstáculo, el cliente presentó una declaración jurada ante el tribunal de primera instancia en la que detallaba su política de retención de registros con respecto a las cajas de seguridad, que no tenía registros de la cuenta en cuestión y proponía cuatro escenarios separados bajo los cuales habría purgado legalmente registros pertinentes antes de la demanda. El Primer Distrito sostuvo que esta declaración jurada “fue suficiente para que el tribunal de primera instancia hiciera una inferencia permisible de que la cuenta de la caja de seguridad debe haberse cerrado más de seis años antes de que se presentara la demanda en esta acción”. En consecuencia, confirmó el despido.

Hay algunas conclusiones clave de esta decisión. En primer lugar, los tribunales han sostenido repetidamente que el marco de retención de registros de Ohio es claro tal como está escrito y los bancos tienen derecho a confiar en él. En segundo lugar, el estatuto de limitaciones correspondiente en RC 1109.69 (F) protegerá a los bancos contra demandas después de purgar los registros relevantes si pueden presentar alguna evidencia indirecta al tribunal para hacer una “inferencia permisible” de que la cuenta en cuestión se cerró fuera de la retención de registros. periodo Esta evidencia indirecta puede ser una lista de cuentas abiertas existentes fuera del período de retención de registros que demuestre que la cuenta en cuestión no estaba abierta; o, como en nuestro caso, una declaración jurada detallada que explique las circunstancias bajo las cuales la cuenta pudo haberse cerrado y dejado el banco sin registros relevantes. Tercero, incluso si una cuenta se renueva automáticamente, eso no la salvará de RC 1109.69(F), porque todas las cuentas están sujetas a cierre en algún momento.

Conclusión

Los estatutos de retención de registros como RC 1109.69 fueron una bocanada de aire fresco para los bancos que, de lo contrario, se enfrentaban a la retención indefinida de registros y los obstáculos logísticos y financieros asociados con el mantenimiento de cantidades tan inmensas de datos. Sin embargo, muchas de las legislaturas estatales que promulgaron estos marcos no supieron apreciar la responsabilidad que pueden enfrentar los bancos una vez que se han deshecho de los registros que sirven como su único medio para defenderse de una demanda de un cliente. Afortunadamente, la Asamblea General de Ohio tuvo la previsión de promulgar el estatuto de limitaciones en RC 1109.69 (F), ya que, sin él, los bancos con presencia en Ohio serían “tontos” al purgar los registros de cuentas y, por lo tanto, quedar expuestos a juicios sin cualquier defensa significativa.

notas al pie

1. Texto completo https://www.supremecourt.ohio.gov/rod/docs/pdf/1/2022/2022-Ohio-672.pdf

Publicado originalmente por Liga de banqueros de Ohio.

www.dinslaw.com

El contenido de este artículo pretende proporcionar una guía general sobre el tema. El consejo de especialistas debe ser buscado de acuerdo a sus circunstancias especificas.